【疫情中一起前行 #11】Dell台灣總經理廖仁祥:投資互聯辦公室11年 讓9成員工可同步遠距上班

台灣戴爾科技集團總經理廖仁祥

Dell提供

2009年開始,為吸引好人才,美國科技公司戴爾(Dell)啟動互聯辦公室計劃,一步步賦權給員工遠距上班的權利與能力,沒想到在新冠疫情中派上用場。Dell台灣總經理廖仁祥認為,面對後疫情的新常態,企業都該重新思考如何改成以人為本的工作模式。

疫情中一起前行系列】新冠肺炎影響全球,也改變了你我的生活。面對疫情,我們不斷調適與學習,共同建構安全的社會與台灣。「CSR@天下」從企業負責人的視角出發,呈現他們在疫情中的學習、反思、成長與改變,為你我與社會加油打氣。我們將一同走過挑戰,迎來新的篇章。

經過這次疫情,我認為生活和工作的方式已經不一樣了。

舉例來說,疫情剛開爆發時,每個公司第一個要先認清楚,我是以人為本在做生意,要用什麼方式確保人才的安全、健康以及保有生產力,這會是企業的第一要務。

接下來,我們給予這些獲確保健康安全的人一些重要的支持,讓他可以繼續履行任務。但如何能夠在疫情中讓工作跟使命可以繼續完成?這是一個很大的使命。

以人為本的互聯辦公室

幸好,Dell在2009年推出一個名為「connected workplace」的計劃,中文翻成「互聯辦公室」,目的是賦予員工不一定要進公司,可以在家或其他地方持續讓工作、生產力不受影響的能力,這是非常以人為本的工作方式。

員工替公司工作要的是什麼?是成就感、團隊感,還有除了薪水之外,是否給予很好的工具跟科技,讓他們能把事情做好,這也是我們互聯辦公室的3個要點。

我當時覺得,互聯辦公室的概念在那時好像有點太早。現在則覺得滿幸運的,因為Dell全球有16萬名員工,從2009年到疫情發生前,已經有將近60%,也就是超過10萬名員工已有在家工作的能力。疫情發生後的短短幾個星期,我們又讓近9成的員工有這樣的能力。

聽起來很容易,但真的不是容易的事。因為牽涉到網路是否順暢、公司機密是否安全、能不能和其他同事保持互動,這都和創意、能力有關。

像前陣子在家工作,我們沒辦法和以前一樣在周五下午4點鐘在公司舉行happy hour,但有一名主管他給員工每人500元的預算去買食物,然後大家一起開直播舉行線上的happy hour,大家就在電腦前吃、喝、聊天,就好像在公司一樣,很好玩。

所以,不要以為高科技產業都是冰冷冷的,有時候加一點創意就會讓員工覺得溫暖,感受到第一個老闆很在乎我的健康跟安全;第二,他給我很好的工具,讓我可以持續上班;第三,我們的團隊都還在。

因此,我很慶幸有11年前的投資、和11年來沒改變過的方向,因為這次在家工作變成大家必須具備的能力,公司也才有辦法能夠去讓員工持續工作、有向心力,這不容易。

當初推動互聯辦公室的目的是為了吸引人才,因為我們認為接下來要挑戰未來的新時代,必須要有好人才,而好人才通常都希望得到公司很好的支持,像是讓他能夠跨越地理區隔,又可以不斷地將創意放進工作,將他的績效變成公司的績效。

這次疫情我們得到的第一個醒悟是,人才真的很重要,讓他持續創新、合作、以及配合是很重要的,也是在這次疫情帶來的新常態下,每個企業都需要重新思考的課題。

DELL 互聯辦公室 數位轉型 疫情 美國科技公司 戴爾Dell從2009年開始推動互聯辦公室。圖片來源/Dell提供

數位轉型要靠數據驅動

我們在台灣推動數位轉型好幾年了,很多客戶在疫情前聽完我們的故事也都很喜歡,覺得如果能夠把公司在資料、數據上的能力變強,一定會幫助他的生意,所以他們都會問Dell可否幫忙做資訊技術的轉型(IT transformation)。

台灣基本上所有在做數位轉型的公司,都會覺得要先從資訊技術的轉型做起,但事實上我們都會建議,要不要考慮同時也做員工轉型?因為公司的數位轉型有2個大前提,一個就是你的資訊技術、數據中心、資料中心可不可以變得很厲害,很多公司是這樣成功的。

另一個就是員工轉型:你要不要讓員工得到更好的工具?就像我們互聯辦公室的概念,員工可以得到公司的尊重,所以你給他一些好的工具,讓他可以替公司跨越時間跟地理區隔工作,然後他工作的能力會影響到公司的績效。

而因為疫情,現在遠端工作的時間會比過去長。當你在做這種量的改變時,有些質是會改變的。以我來講,身為總經理要讓每位員工都可以快樂跟認真地去工作,就要思考或開始履行如何可以在我見不到員工時,他一樣可以很努力地工作。所以你跟他溝通跟評量的方式要變聰明,不能用老方式,而是要愈來愈「數據驅動」(data driven)。

某個總經理問我:「你們公司員工都沒有進來上班,你怎麼知道他有認真在工作?」這就是我們的重點,在過去的公司認為,我要看得到員工,可以站在他背後、或他旁邊才能知道他有沒有認真在工作。我認為這是一個比較前一個年代經營公司跟對待員工的方法。

新的年代應該是,我很可能跟你見不到面,甚至見面也是透過螢幕,但我們可以用很有效的方法溝通。而這一定是因為我們有一個新的標準,就是我講的數據驅動。當我們所有人愈來愈數位化,你就會有這種能量。

那位總經理聽完後說他聽懂了,他意識到他們公司所建立的那些數位指標還沒設計好,所以員工還沒辦法被數位指標衡量。如果每位員工已經被某一種 KPI衡量時,就不用老闆在旁盯著,他就會把每件事情做好。

舉例來說,實體會議室開會跟視訊會議最大的差別在於,實體我們花很多時間在聯絡感情:最近感覺怎麼樣?你那個計劃怎麼做的?我告訴你的一半是廢話,一半是談感情;但你一通過視訊會議,上面秀出來一張一張的投影片,全部都是數據,不用囉嗦,像是「你這個月做了幾次什麼,接下來你要改進,這跟你去年同期比,你大概增加幾個%,減少幾個%。」你會突然發覺,會議的焦點愈來愈數據驅動。

當一個公司要變成數位轉型後的公司,對數據的需要性會愈來愈高。當被問到這段期間和過去有沒有差別,我的回答是當然有,當你運用這些科技跟員工見面,雖然面對面的時間變少了,但你會發覺效率反而有機會變好。

讓供應商成為互聯辦公室的一部分

供應鏈也涵蓋在互聯辦公室中,因為有些員工要跟供應鏈保持聯繫,雖然供應商不見得跟我們用一模一樣的工具,但是我們的工具可以透過這群員工涵蓋到他們,這就有點像我們互聯辦公室的延伸。

例如,我們其中一個互聯辦公室的工具便是視訊會議軟體,也算是最近疫情期間最紅的工具之一,我們的員工不只都用得很好,而且是學會怎麼樣很安全地用這個工具,不用擔心資安的問題。

加上我們的網路很好,在過去,一個網路可以同時支撐從10幾萬名員工,你會覺得好可怕,但在今天來講,還滿容易的,因為我們已經把網路的頻寬虛擬化了,這也是在互聯辦公室裡其中一個技術。

我們便是利用這些資訊科技讓供應商可以持續一起發展。

也因為我們是直接面對用戶,供應商是提供產品或半成品,假設我們的客戶要的比較多,他們就要忙一點,或者說客戶要的東西改變了,我們就要跟他去要求改變,這是平常大家就有的能力。

疫情的發展反而是在試煉一個公司,對於緊急、新的狀態的應變能力。目前看起來我們在過去這10幾年的投資,是有讓我們在疫情期間將能力發揮出來,也延伸到我們的供應商。

環境、公益,都是互聯辦公室的一部分

Dell的執行長Michael Dell 和他老婆Susan Dell的基金會在疫情剛開始沒多久,馬上就捐了1億美元,他們希望給受疫情影響、需要這筆錢的人幫助,所以他把錢分成紓困、疫苗、以及健康相關等計劃。

看到這件事,讓我第一次被感動到,真心覺得:「Wow!」因為那時美國其實還沒有很嚴重,他就先這樣做了。我們看到老闆那麼大方,也會想要做一些事。雖然沒辦法像他一樣隨手捐這麼多錢,但我們有個員工的環保性社團叫做Planet,平常會鼓勵員工帶著舊衣物到公司集中,然後捐助給孤兒院等等。

Michael & Susan Dell 基金會 疫情 基金會 捐贈Michael & Susan Dell基金會宣布捐出1億美元幫助受疫情影響的人。圖片來源/截自Michael & Susan Dell基金會網

在前陣子沒辦法進辦公室時,便通知大家,只要你帶著衣服到你家附近的舊衣回收桶,就可以算成你幫公司或社會做了什麼事,很多員工也參與這件事。等於說在這段時間,除了注意自己的安全、健康、公司的績效外,還可以做公益。這件事也讓我很感動,雖然不曉得是誰的創意,但非常棒,我非常喜歡。

這同樣也扣回到我們的互聯辦公室,這幾年這樣實施下來,其實省下非常多差旅的費用、時間,除此之外,我們也減少了過程中的碳排量,為環境做了一些貢獻,這是當初沒想到的好處。

從尊重吸引人才,讓公司持續能夠永續發展開始,到後來居然連環境永續發展、公益也包含在這個互聯辦公室計劃的影響範圍內,這是我們很樂於見到的。

用科技改變生活,讓人類更進步

在幾個月前,Dell拍了一支影片在講公司成立的目標,就是「We create technologies that drive human progress」,中文是:「我們公司是創造科技來驅動人類生活的進步」。我每次看都很感動,是什麼樣的科技可以讓生活更豐富、讓生命更完美,甚至於改變生活的形態?

想到最近這兩個月,科技真的讓我們在這段時間改變了生活,所以我會希望跟我們的員工說:「We create technologies that drive human progress。」在疫情中,我看到我們的生命更豐富、也變得比過去更完美,而且我也很高興到目前為止,我們的員工、家庭、供應商都很健康、安全,並把事情做好,我們盡到責任了。

所以,對過去這段時間的發展我還算滿意,但這場仗還在打,像最近員工慢慢回公司,這又是另一個挑戰了。公司有規定社交距離,先從兩公尺開始做起,然後慢慢縮短,重點還是要保障人員的安全,員工安全了什麼都好談,就跟家庭一樣,每個家庭成員都健康,就是美滿的基礎。


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