免費點心吃到飽 小公司也能享受Google級辦公室

圖片來源:WeWork官網

作者:黃敦晴

全天候供應咖啡、點心與水果,開會像在頂級飯店,超有感的咖啡廳、健身房、淋浴間……這不是Google的辦公室,而是WeWork共享辦公室。誰說一定要大公司,才能有Google級的享受?

全天候供應咖啡、點心與水果,隨時充電;開會就像在頂級飯店、超有感的咖啡廳;沒了靈感可以先運動、還可以沖澡……。這可不是Google的辦公室,而是共享辦公室WeWork的標準配備,讓新創公司、中小企業、甚至一人公司,也可以享受到Google級的辦公室。

工作環境攸關員工的心情、工作的士氣,更是企業是否善待員工的重要指標之一,但不是每個企業都有能力負擔相關的龐大成本,近年全球興起的共享辦公空間熱潮,正好為各種規模的公司,填補了這個需求。

不同於商務中心多半較制式、強調商務「專業感」;共享辦公空間提供了介於家、以及制式辦公室的空間,舒適、愉悅,但是不犧牲辦公室應有的設備,讓中、小公司或新創事業、個人工作者,不用耗費大筆固定成本,就可以享受有如在Google工作的迷人環境。

圖片來源/WeWork官網

「WeWork提供的生態系統,讓我調整了我的組織、成功地舉辦活動,」協助弱勢族群發展職場技能的非營利組織「Inclusion」創辦人賈柏(Saeed Jabbar)說,「更重要的是,認識了終生的好朋友。」

根據《Forbes》雜誌的報導,從2014年到2017年,全球各地的共享辦公空間從5800個大幅成長到13800個,而且還在急速上升中,已有超過110萬人在這些地方工作。

辦公室不光有影印機,還要有藝術感

扣除傳統商務中心兼營的業者,以規模最大的WeWork為例,已經在美、加、中、日、新、泰、德、愛爾蘭、法、英、墨西哥、智利、印度印尼等超過20個國家、70多個城市有約4百個據點。

圖為WeWork香港銅鑼灣共享辦公室。圖片來源/WeWork官網

這些共享辦公空間爆紅,因為他們一手包辦房地產採購或租賃、設計、建造人們夢想中的工作環境。而且,他們不只提供空間,更進一步協助管理,也提供種種服務,經營社群,激發人們在其中工作的士氣。

「工作的性質每天在改變。招聘、人才保留、創新和生產力領域的員工現在需要的不僅是咖啡,而是瑜伽;不僅是影印機,還需要有富藝術性的設施,」WeWork的企業願景體認,要為各種規模的公司員工提供全新的體驗。

圖為WeWork芝加哥共享辦公室。圖片來源/WeWork官網

小公司也能進駐高級地段

首先,共享辦公室打破新創、中小企業難以進駐市中心的迷思,讓員工不為通勤偏遠地區所苦。從東京的丸之內區域、紐約、芝加哥華麗一英哩的密西根大道、到香港、上海舊時英租界,都可以看見他們的蹤影。

在硬體面,這些共享辦公空間也讓大家不需要因為阮囊羞澀,而屈就設備。從高速網路、水電、供應齊全的茶水間、會議室、視訊設備、影印列印掃描等多功能事務機,樣樣都不馬虎。甚至,只要帶著筆記型電腦,就可以開始上班、開會、見客戶。

圖片來源/WeWork官網

更棒的是,他們提供的彈性與多元空間。從一張辦公桌、一個私人辦公室、一個企業的獨立空間、到一整棟都可以依需求調整;也可以按月付租,不受年租約的限制。這大大免除了許多企業在找辦公室、或是成長過程中,必須遷就租到的空間不是太大、就是太小,要多付用不到的空間租金,或是企業成長要調整空間時,又受到租約時間限制等問題。

不同風格,任君選擇

風格,則可以任君選擇,省下大筆的裝潢費用。例如,在紐約的Bond Collective提供低調奢華感;NextSpace在加州提供多個前衛風的辦公室。喜歡精品飯店的人,可以選擇Venture X。喜歡古典懷舊風的人,加拿大蒙特婁的Crew Collective與上海的WeWork,都是舊銀行或是藝術家的老屋改建。

共享辦公空間雖從工作空間出發,但是它所提供的價值,不只是辦公空間,而是在其中營造的文化、價值觀與認同感,這也是一個企業吸引員工,最重要的因素。他們都提供設計不凡的多功能的空間,讓同仁休息、放鬆、或進行讓客戶有不同體驗的活動。例如,在挑高的天花板、設計師的燈飾與畫作襯托中,可以有寧靜的空間享受輕食、進行專業的簡報;也可能有室內木地板、隨地而坐的階梯教室,可以喝茶、上課、看表演或聽演講、更可以做瑜珈、上伸展課。

這些業者也很懂得營造社群感。多元交流的公共空間,除了被用於接待訪客、員工小憩、小組討論,業主多會定時舉辦軟性聯誼活動、Happy Hours、沙龍討論,彼此激勵,以及有助於企業發展、員工成長的演講。在加州的HackerLab,每個月就安排超過50場活動,讓所有租客公司的員工認識、上課、以及創業輔導。在各地的WeWork,甚至有創業實驗室,發行創業雜誌、舉辦新創事業獎項,也安排租客與潛在投資人的見面會,或是邀請創業育成中心成為合作夥伴。

連員工旅遊也包辦

「共享辦公空間會賦予你一種力量,因為他們會鼓勵你、有為你打氣的團隊、啟發你的創意,」從事顧問服務與講師的Rachel D. Wilson親身感受。

許多強調特色的公共空間,還可以傳遞企業的價值觀與形象。例如,許多企業崇尚環保,但是要自己建造、裝修與時俱進的綠建築,可不是件容易的事。在日本的3X3 Lab,就用最新的綠建築科技,具體展現了不是在家、也不是制式辦公室的工作與交流空間。從地板到家具都用環保建材,燈光與天花板也能隨著室外的天光,反映最自然的光線。甚至,還有展示空間,說明所使用的建材與家具設計,對使用者的好處。無論是對訪客、員工,都有許多現成的故事,闡釋企業崇尚的經營哲學,希望能協助使用者發展新的企業。

員工認同,還包括無形的福利。最令人驚訝的是,連瑣碎的員工旅遊、保險、健身房等優越的員工福利,共享辦公空間也可以包辦,以整棟樓、整個社區的名義,幫談判力有限的中小企業員工,找到好的合作夥伴與折扣。

共享不貴,成本是一般辦公室7成

種種貼心的規劃,沒有白費功夫。《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)引用一篇研究指出,在共享辦公室工作的人,比傳統辦公室的人,更士氣高昂、感受到欣欣向榮的氣氛。他們在滿分7分的調查中,平均給了6分,比傳統辦公室的員工超過1分以上。因為員工在這樣的環境中,降低了小企業員工有限或是離群索居的疏離感,而且有更多交流、成長的機會,覺得工作有意義,也能結交志同道合、互相鼓勵的朋友,相互激勵。

這麼多元完整的設施與服務,是否所費不貲?根據WeWork的分析,在類似的地點與空間中,共享辦公室的年度成本只有外面一般辦公室的7成左右,這是因為租期、空間、設備使用等計價方式都有彈性,免除了大筆固定成本與浪費。

因此,現在有更多大型企業,在各地較小的據點中,開始使用共享辦公空間,作為外派人員、臨時租用、或是衛星辦公室。WeWork可以容納數百人到上千人的公司,根據《彭博社》(Bloomberg)的報導,包括GE、KPMG、默克、微軟、臉書都已經開始使用WeWork提供的空間,甚至可以在場服務一樣在此落腳的客戶。

大企業的青睞,證明了這些共享辦公室的價值。辦公室是上班族的第二個家,共享辦公室的問世,讓上班族在第二個家得到了更好的照顧,也讓企業更能吸引員工、更沒有後顧之憂地拓展事業。