神奇的一堂課!打招呼敬禮竟讓50年老品牌變年輕

奇士美提供

打招呼、敬禮等國小學的生活倫理,讓50年老牌企業奇士美變年輕、團隊合作更順暢。這是日本倫理研究所推動的倫理經營概念,看似八股的作法,竟然能翻轉企業文化,會不會太神奇了?

「這真的太神奇了,」台灣奇士美化妝品公司總經理李琳媛笑著說。

讓這位氣質優雅的美妝保養品老闆連連稱奇的東西,不是抗皺精華露,也不是美白乳液,而是一堂教你如何打招呼、收拾物品等等的課程。這堂看似台灣小學「生活與倫理」的訓練課程,竟讓公司變得更有活力。

「從每個人開始打招呼這種小事開始,變成工作上積極主動的態度,我當初也覺得這怎麼可能?但是真的改變了,企業文化從比較被動、只是聽主管的態度,變成比較積極主動,這樣的改變是現在進行式,」李琳媛說。

小動作,大學問

這是致力於推廣「純粹倫理」的日本倫理研究所,在台灣推出的倫理經營管理課程。跟許多企業為了形塑企業文化、凝聚員工共識而推動的「team building」(團隊建立)活動不太一樣,這個課程強調的都是日常生活中很簡單的事,這些看似小學生該學的應對進退,卻是大有學問。

光是打招呼敬禮就處處都是細節:怎麼站、手怎麼放、眼神看哪、彎腰角度要多大,都有一定的規範。除此之外,他們每週還要開「活力朝會」(是的,就像小學每週朝會一樣),除了宣導公司政策與目標,更特別的是每個人都要一起朗讀《職場的教養》這本小冊子,一週一篇,由員工輪流擔任的主席帶著讀誦。

這本宛如「課本」的小書,收錄由日本原始教材翻譯過來、一篇不到數百字的短文,每篇講的都是關於生活基本態度的小故事,背後闡述的則是倫理研究所的核心概念——職場生活中7個有用的實踐行為(7 Act),包括打招呼、應答、意識到的事情要立刻行動、搶佔先機、挺胸收腹、團隊合作、整理物品等等。

儀式感與形式,由外而內形塑習慣

「活力朝會每週一早上9點半開始,不是聽訓話,最主要是凝聚共識。主席輪流每個人當,不管職位,久了也會讓自己覺得是公司一份子。有時儀式感很重要,有種讓大家期待下面會發生什麼事的感覺,」李琳媛說,「形式有時也很重要,我跟第一線美容師說,我給你一個打招呼的方式,你不要想了,就這樣慢慢做好,由外而內也是一種方法。」

打招呼、應答、即知即行等乍看之下很容易被認為「八股」,卻是日本倫理研究所視為個人修養與企業經營的核心根本。成立於1980年的日本倫理研究所,根源可以追溯到二次大戰後,當時日本處在戰敗後的社會動盪,創辦人丸山敏雄為了重建「日本的道義」,發起改善生活的倫理運動,先是從推廣民間社會教育活動開始,逐漸擴大到針對企業推動教育訓練,目前的企業會員已有6萬5千多家。他們不靠政府補助經費,全靠會員繳交會費與訓練課程等,還在富士山腳下有一個素負盛名的富士高原研修中心,在日本、甚至全世界可說是獨樹一格的「人資顧問」公司。

「我們針對的不是大型企業,而是中小企業,因為中小企業在日本也很多,而且中小企業主個人的倫理修養好,企業就能樹立好的企業文化,有了好的企業文化,公司比較能永續發展,員工也能更有保障,」創辦人孫子、目前的倫理研究所理事長丸山敏秋說。

敬禮要聲音角度都一致,整齊劃一也是種美

倫理研究所為了將這套著重個人基本修養的經營管理理念推廣到海外,選擇台灣為第一個海外據點,在2016年成立「亞細亞台灣企業倫理促進會」。一開始先針對台灣企業進行市調,奇士美因此而認識他們。剛好他們正在檢視企業文化,需要建立共同價值觀,倫理經營的概念,建構員工共同語言的基本框架,於是就導入了這套作法。

第一年,他們安排日本講師來台灣上課,第一線員工全都參與。這樣上完一遍還不夠,第二年安排主管上領袖班,然後再擔任內部講師。此外,李琳媛除了自己去日本富士研進行研修,還會帶一位高階主管同行,奇士美廠長李日銘就曾一同前去上課。在那邊,即便是貴為公司老闆,一樣要從根本做起,包括學習如何摺被、收拖鞋、甚至連敬禮都花上1個半小時來學。

「敬禮要練到團體的聲音角度都一致,我心裡想說,日本要求完美與美這件事情,原來是到這個極致,體會到日本人對美的執著,整齊劃一也是一種美,」李琳媛體會深刻,「我們看到日本很乾淨、有禮貌、很體貼的表象,其實這些都是做到之後所呈現出來的結果。」

互賴性很高,依從性很低

這樣看似簡單、甚至連訓練都說不上的「訓練」,到底對公司產生什麼作用?李琳媛表示,前幾年她開始推企業文化,曾經針對員工進行職能評估,發現有個現象:「互賴性很高,但是依從性很低。」也就是說,員工過分重視自己的想法,很難溝通,卻又不敢做決定,不想承擔責任。

倫理訓練剛好給予正在打造企業文化的奇士美一把助力,透過將人際關係活絡溫暖化、培養員工自主積極的心態等方式,讓分工互助、而不是分工切割的團隊合作概念,在淺移默化中逐漸打底。

右二為奇士美總經理李琳媛

「我們是家50多年的公司,需要改變,但跟百年外商相比,我們的企業成熟度相對沒那麼高。倫理課程剛好可以把這個落差接起來,每個人都是個小齒輪,小小齒輪加起來整個組織才會轉動,」台大化學系畢業、曾在P&G擔任商品開發研究的李琳媛說。

默契變強時,溝通比較快

部門溝通比較順暢,正是奇士美企劃處彩妝品類部經理張佩菱這兩年來的深刻感觸。以前產品銷售不佳時,行銷跟業務總是互相指責,業務說廣告打得不對,行銷說業務不會賣,但是現在行銷與業務比較能夠主動合作,彼此傾聽對方的意見,業務執行順暢度改善許多。

「同事之間默契變強時,溝通比較快。業務的成長原因,背後其實是有肌理的,我們現在比較可以找到原因,」張佩菱指出,因為人際關係活絡而變得比較容易團隊合作。

除此之外,公司的氣氛也變得年輕活潑了。員工社團增加,大家一起玩密室脫逃,福委會辦慶生會也不是制式下午茶,還會辦有獎徵答,甚至連敲鑼這招都用上,這些都是以前沒有的作法。

在工廠端也一樣,員工變得比較活潑,也會主動整理東西。「我們工廠現在最大的改變是,歡樂的氛圍非常大,不像以前就是大家稍微比較死氣沉沉,」李日銘說。

倫理未必八股,愈根本愈重要

當然,推動這套作法,也未必人人認同。首當其衝的是李琳媛的父母。原是日本美妝企業伊勢半集團跟台灣公司在1966年合資成立的奇士美,在2005年由李琳媛父親接手台灣合資伙伴的股權,幾年前又交棒給她。但面對這個課程,父母有點無法理解,因為從直觀而言,這對業績似乎不會有直接貢獻。

「我父親覺得看不到摸不到,我媽跟我說可不可以學比較有用的?我可以理解『每天都有業績壓力,還去上無用的東西要幹嘛』的想法。不過我父親還是放手讓我去做,我去富士研上課也認識到每個人有自己的宿命,終究要轉換成自己的使命。我學到不管多孤單,太陽每天都會出來,你並不孤單,這給了我更堅強的力量,」曾在富士山腳上課上到淚流滿面的李琳媛說。

此外,也有員工覺得這很八股,請假不參加朝會,但是李琳媛正面看待這樣的狀況,因為不認同的員工也會逐漸離開。「有人覺得很不屑,認為這個要教嗎?我覺得這是表面,背後是價值觀沒有凝聚。某個程度來看,這些東西就飛出去了,對於未來沒有熱情的人,就會離開了,」企業文化的形塑,其實就是共識的凝聚。

「說到倫理我們就覺得很八股,但是愈根本的東西愈是重要,」李琳媛認為這些基本的價值觀,在台灣本來也有,他們現在只是透過倫理課程,再重新找回那些美好。

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