工時愈少愈有生產力! 疫情當前,是時候解放員工了

Shutterstock

一場新世紀的瘟疫,改變了人與人之間的距離,更是改變上班族工作模式的新契機。過去以加班、長工時展現自己對企業忠誠的年代已經過去,透過縮短工時,不但可以降低染疫風險,還能提高生產力,建立新的企業文化。

新冠病毒來襲,歐美疫情急速成長,愈來愈多企業讓員工在家上班。但有些工作,因為性質特殊、或是老闆不放心員工在家上班的效能,仍照常要員工到職場上班。此時,或許縮短工時,藉以降低接觸人數、錯開通勤巔峰時間,也是種選擇,而且還能讓員工有時間安心照顧停課的孩子、家庭防疫等工作。

縮短工時要搭配職場管理

2020年3月初剛出版的《縮短工時指南:做得更少、更好、更聰明》(Shorter: work better, smarter, and less—Here’s How)作者、也是顧問兼暢銷作家、曾在史丹佛與牛津大學研究的方洙正(Alex Soojung-Kim Pang),研究了全球不同產業中的上百個企業,告訴世人,工時真的不是重點,縮短工時有助生產力與職場管理,以及如何進行的訣竅。

圖片來源/Amazon

在疫情中,老闆們最不放心的,就是減少工時會降低工作量與成果。但方洙正的研究發現,緩解了這些憂慮。因為當員工知道工時變少時,常常更會把握時間完成重要關鍵,也更會彼此緊密地合作,把閒聊這些事留到下班以後再做。

日本微軟就曾做過實驗,把每周工時縮短為4天,結果生產力反而提高近40%。方洙正研究的韓國智慧型電話應用與廣告平台Woowa Brothers就指出,他們縮短工時3年,反而營收成長10倍。即使是比較傳統、被認為投入時間就代表產值的行業,如英國的電話客服中心Pursuit Marketing,也讓員工每周只工作4天,生產力卻提高3成。

縮短工時不僅提高生產力 還可省電做環保

除了提高產值,縮短工時還有很多老闆看得到好處。例如,微軟日本還省了23%的電力。如果工時也跟兼職人員、時薪有關,自然也能降低人力成本。

更多看不見的好處,是有利於長期的人才競爭力。方洙正發現,在時間壓力下,員工更要自己多思考、決定,不能事事等著別人催、或是問別人,這樣會提高獨立作業與思考的能力,而公司也可以由此發現思辨與工作積極的人才。

另一方面,很多員工因為要在更短的時間內達成看似不可能的任務,而激發創意與各種合作模式,同時培養革命情感與對公司的向心力。

縮短工時可以降低離職率

當然,更短的工時,有利於員工生活與工作、身心平衡,自然能降低離職率,以及吸引新人才,尤其是需要較短工時與彈性以照顧家庭的女性。倫敦的設計公司Normally創辦人唐斯(Chris Downs)發現,因為大家在辦公室的時間變短了,得多花時間在家裡的媽媽們變得跟別人沒什麼不同,這對他能吸引到好的設計人才非常重要。

方洙正也整理了這100多家企業縮短工時的作法與因應,提供讀者參考。

首先,業主不用擔心縮短工時後,工時會不夠。因為實際上,有很多上班時間是被浪費掉的。例如,會議太多或太冗長、輪班工作的休息時間超過實際需要。把這些時間省下來,一周可以多休一天,並不為過。

加州的藍街資本(Blue Street Capital)執行長羅德斯(David Rhoades)就禁止同仁間彼此突然問有沒有時間、來討論、開個會這樣的事,除非有特殊狀況。因為沒有規劃的會議常常浪費很多時間,也打擾同事正做到一半的事,令他們分心。

職場管理從禁止突發會議開始

至於要休哪一天,企業可以審視客戶上門、需要服務的時間分布,或是營收、各單位業務的分布周期,找到公司、單位可以休息的時間,或是依照每個人影響最小的那一天輪休。

也有企業用一些小工具,幫助員工工作更專心,以縮短工時。像是丹麥的顧問公司IIH Nordic就發耳機給員工,員工可以放一些有益專注的音樂。

圖片來源/IIH Nordic

另外,員工的桌上還有計時器和紅燈標示,讓同仁可以藉此表達不希望被打擾,或何時才有空。

圖片來源/IIH Nordic

方洙正總結,縮短工時的背後,其實代表著企業會因此培養出一種文化,讓同仁都知道要規劃時間與工作,不盲目吹捧長工時與加班,因為那反而代表員工的計劃能力與工作認真度、效率有問題。縮短工時,最終得利的,並不只是員工,公司的收穫更大。

【SDGs線上國際論壇】3-2|富邦如何創新保險設計,減少車輛碳排、推動再生能源?